Le disque plein n'est pas une politique de conservation
Vous venez d'installer des caméras. L'enregistreur tourne, le disque se remplit, et quand il arrive au bout il écrase les plus vieilles images par les plus récentes. Beaucoup de dirigeants s'arrêtent là et considèrent la question réglée : tant que ça enregistre, tout va bien. C'est exactement l'erreur.
La durée pendant laquelle vous gardez vos images ne dépend pas de la taille de votre disque dur. Elle dépend d'une règle, avec un plafond fixe. Pour la vidéosurveillance d'un commerce, la durée de conservation des images n'excède en principe pas un mois. Laisser tourner l'enregistreur « tant que le disque tient », c'est renoncer à piloter sa conservation : c'est le matériel qui décide à votre place, souvent bien au-delà de ce qui est admis.
Un plafond commun : un mois, sauf exception
Que vos caméras filment la vitrine ou la réserve, le repère est le même. Pour la vidéosurveillance sur le lieu de travail, la conservation des images ne doit pas dépasser un mois. Et pour la vidéoprotection d'un lieu ouvert au public, les enregistrements peuvent en principe être conservés un mois dans un endroit sécurisé, puis sont détruits une fois ce délai passé. Ce repère est national : il ne change pas d'une commune de l'Aisne à l'autre.
Un mois est un plafond, pas un objectif à atteindre. La CNIL considère qu'en règle générale, conserver les images quelques jours suffit pour effectuer les vérifications nécessaires en cas d'incident et déclencher d'éventuelles procédures disciplinaires ou judiciaires. Concrètement : si un vol ou une dégradation survient, vous avez le temps de constater les faits, d'extraire les images utiles et de porter plainte. Garder trente jours par principe ne rend rien plus sûr, ça revient juste à stocker des données dont vous n'avez pas besoin.
Vitrine, caisse, entrée : le régime des lieux ouverts au public
Les caméras qui filment un endroit où vos clients circulent librement, la surface de vente, l'entrée, la caisse, la vitrine, relèvent du régime de la vidéoprotection d'un lieu ouvert au public. Pour ces images, le principe est une conservation d'un mois dans un endroit sécurisé, puis une destruction une fois ce délai passé.
Si vos caméras filment l'espace public, la conservation n'est que l'une des choses à mettre en règle. Le reste des démarches propres à ces caméras dans l'Aisne fait l'objet d'un guide dédié.
Réserve, bureau, poste de travail : le régime du personnel
Dès qu'une caméra filme un espace réservé à vos salariés, la réserve, un bureau, un poste de travail, un entrepôt, vous changez de terrain. C'est alors le régime de la vidéosurveillance sur le lieu de travail qui s'applique, et la conservation des images ne doit pas y dépasser un mois.
Ce chiffre n'a rien d'arbitraire. L'employeur doit définir la durée de conservation des images en tenant compte de l'objectif poursuivi par les caméras. Si vos caméras servent à prévenir le vol dans une réserve, comptez en jours, pas en semaines : le temps de repérer une anomalie, pas plus. La plupart des sites mélangent pourtant les deux situations sur un même enregistreur, une caméra sur la surface de vente, une autre sur la réserve. Le fait qu'elles enregistrent sur le même appareil ne les met pas sous la même règle. C'est la zone filmée qui commande, caméra par caméra.
Filmer un espace réservé au personnel obéit aussi à des obligations qui viennent avant la question de la durée. Nous les réunissons dans notre guide sur la vidéosurveillance des salariés dans l'Aisne.
Pourquoi la capacité de l'enregistreur ne fait pas la loi
C'est là qu'on se fait piéger. Un enregistreur vendu avec un gros disque peut retenir deux ou trois mois d'images sans jamais broncher, et la tentation de le laisser faire est réelle. Pourtant, la durée maximale de conservation des images ne doit pas être fixée en fonction de la seule capacité technique de stockage de l'enregistreur. Le disque dit ce que la machine peut techniquement stocker, pas ce que vous avez le droit de garder. En pratique, réglez le cycle d'écrasement pour qu'il purge les images au bout du délai fixé, au lieu d'attendre que le disque déborde tout seul.
Qui a le droit de visionner les images
Conserver des images, c'est aussi encadrer qui les regarde. Seules les personnes habilitées par l'employeur, dans le cadre de leurs fonctions, peuvent visionner les images enregistrées. Ce n'est pas un détail. Un écran de contrôle visible de tous en arrière-boutique, ou un accès à distance partagé sans restriction, sort déjà du cadre. La liste des personnes autorisées se décide, et elle se limite à celles qui en ont besoin pour leur travail. Un accès partagé par tout le monde est un accès que personne ne contrôle vraiment.
La seule prolongation légale : une procédure en cours
En cas de procédure engagée, les images utiles sont extraites du dispositif après consignation de l'opération dans un cahier spécifique, puis conservées pour la durée de la procédure. Retenez la mécanique : on n'étire pas la durée de tout l'enregistreur. On extrait les images utiles, on note l'opération dans un cahier prévu pour cela, et ce sont ces extraits, eux seuls, qui survivent au délai le temps que la procédure se déroule.
Ce qu'il faut vérifier sur son propre enregistreur
Reprenez la main sur votre installation avec quelques points concrets.
- La durée réglée. Ouvrez les paramètres de l'enregistreur et regardez le délai avant écrasement. Il doit rester dans le plafond d'un mois. Pour la plupart des usages, quelques jours suffisent.
- Le régime de chaque caméra. Séparez celles qui filment l'espace client de celles qui filment un espace réservé au personnel : elles ne relèvent pas du même cadre.
- L'objectif, noté noir sur blanc. Écrivez pourquoi chaque caméra existe, car c'est cet objectif qui justifie la durée que vous retenez.
- Les accès. Vérifiez qui peut voir les images et coupez les accès qui ne se justifient pas par une fonction.
- La capacité ne décide de rien. Un grand disque n'autorise pas une conservation plus longue.
Une installation pensée pour tenir ces délais dès le départ vous évite d'avoir à corriger un système après coup. Profitez-en pour cadrer ça si vous équipez ou ré-équipez vos locaux.
